Récemment, le SPF Finances a mis en œuvre des ajustements législatifs importants qui affectent directement les entreprises fournissant des vélos de société ou versant des indemnités kilométriques pour les trajets domicile-travail et les déplacements professionnels.
Nous récapitulons pour vous les changements dans la législation fiscale et vous donnons des conseils sur la meilleure manière de les gérer.
Si vous mettez un ou plusieurs vélos de société à la disposition de vos employés ou dirigeants, il est désormais nécessaire d'enregistrer la valeur de cet avantage sur la fiche fiscale de l'employé concerné. Pour l'année d'imposition 2024, vous utilisez le code salaire 6841 "valeur inform. vélo de société". Cet enregistrement est obligatoire, mais cela ne signifie pas automatiquement que cet avantage est taxé, tant que le vélo est principalement utilisé pour les trajets domicile-travail.
Un vélo de leasing est fiscalement un vélo de société. Par conséquent, il est désormais nécessaire d'inclure la valeur de cet avantage sur la feuille d'imposition du salarié concerné. Dans le cas d'un vélo de leasing, la valeur de cet avantage est facile à calculer : il s'agit du prix total du leasing, TVA comprise, payé au cours de l'année.
Vous trouverez ci-dessous un exemple de vélo de société de leasing :
Prix du leasing = 100 € TTC par mois
Le vélo a été mis en service le 18/02/2024 (date de début 01/03/2024)
Montant sur la fiche 281.10 pour 2024 = 10 mois x 100 € = 1.000 €
Montant sur la fiche 281.10 pour 2025 = 12 mois x 100 € = 1 200 €
Montant sur la fiche 281.10 pour 2026 = 12 mois x 100 € = 1 200 €
Montant sur la 281.10 pour 2027 = 2 mois x 100 € = 200 €
Lorsque vos employés utilisent un vélo pour des déplacements professionnels, vous pouvez choisir de leur verser une indemnité kilométrique. Il est important de bien distinguer les indemnités pour les trajets domicile-travail (code salaire 420 ou 4201) et les indemnités pour les déplacements professionnels (code salaire 4203), car elles sont traitées différemment fiscalement et relèvent de codes salariaux différents.
À partir de cette année (année d'imposition 2024), l'indemnité kilométrique maximale que vous pouvez accorder pour les trajets domicile-travail, sans être soumise aux cotisations de sécurité sociale ou aux impôts, est portée à 0,35 euro/kilomètre mais avec un plafond annuel de 3 500 euros (indexé pour l'année d'imposition 2024). Attention : les indemnités kilométriques pour les déplacements professionnels ne sont pas prises en compte dans ce plafond.
Pour le calcul des salaires, un code salarial spécifique doit donc être utilisé, selon qu'il s'agisse de trajets domicile-travail ou de déplacements professionnels. Ces nouvelles règles entraînent un traitement administratif plus détaillé des avantages liés aux vélos, ce qui contribue à une plus grande transparence et à une meilleure conformité avec la réglementation fiscale. Nous vous recommandons d'implémenter soigneusement ces règles pour éviter d'éventuels problèmes fiscaux.
Les indemnités kilométriques accordées en 2024 pour les déplacements professionnels avec le vélo personnel de l'employé ou du dirigeant et qui n'ont pas encore été traitées avec le code salarial 4203 devront être corrigées et transférées à ce code salarial, à partir de la période salariale de janvier 2024.
Si un ou plusieurs de vos employés ou dirigeants se trouvent dans cette situation, vous pouvez effectuer la correction vous-même lors du prochain traitement des salaires. Pour ce faire, vous devez d'abord enregistrer le montant en négatif sous le code salarial 420 ou 4201, puis en positif sous le code salarial 4203. Si vous avez besoin d'aide pour ce processus, il est conseillé de contacter votre gestionnaire de dossier dès que possible.
Assurez-vous que ces informations soient transmises avant le 15 janvier 2025 de l'année suivante afin qu'elles soient correctement traitées.
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